【内定辞退】メールはNG？正しい内定辞退の伝え方！

就活生の現状

まず、就活生の現状を確認しましょう。

2022年卒の学生を対象にした『就職みらい研究所』のデータによると、内定率は6月1日時点で68.5%、6月12日時点では74.1%、7月1日時点では80.5%となっています。

12月1日時点では一人における内定取得企業数は平均2.35社となり、2社以上から内定を貰った学生は62.3%。5人のうち3人以上は内定辞退の経験をしていることになります。

企業側からしても内定辞退をする学生は例年いるため、真摯に内定辞退の念を伝えることができれば、きちんと受け入れてくれます。

出展：就職みらい研究所 就職プロセス調査「2021年12月1日時点 内定状況」

正しい内定辞退の伝え方

内定辞退のポイント4選

内定辞退にあたり、重要なポイントを4点紹介します。これらを意識することで、気持ちの良い内定辞退を目指しましょう。

1．内定辞退は電話で伝える

内定辞退を伝える時は、基本的に電話で連絡します。やむを得ない事情がある場合はメールでも構いませんが、電話で伝える方がベストです。

また、電話をかける時間帯にも気を付けましょう。始業後すぐや昼休憩の時間、終業時など忙しい時間帯は避けましょう。

2．連絡はできるだけ早くする

内定辞退を決めたら早急に企業に連絡してください。企業も時間や費用をかけています。連絡が遅くなることで、他の学生の内定枠が少なくなり、既定の採用人数より減ってしまうことになります。

内定辞退をすること自体は悪いことではありません。躊躇してしまうのは理解できますが、早急に連絡するのが社会人としてのマナーです。

3．辞退理由は誠実に明確な理由を伝える

内定辞退の連絡をする際、辞退理由を聞かれることがあります。自分から理由を言う必要はありませんが、質問されたら明確に答えるようにしましょう。

また、辞退理由として企業を下げる言い方はせず、「自分自身のキャリアを考える上で、他社が一番ベストな為」「他社の方が自分のやりたい事とマッチしていた為」など悪印象を与えないように配慮しましょう。

4．謝罪の意を伝え、感謝を述べる

企業は採用にあたり多くの時間と費用をかけています。内定辞退は学生の権利ではありますが、入社を志望していたのにも関わらず入社を断るという点に関しては、謝罪の意を伝えましょう。

そして、選考から内定までの時間や労力を費やしてくれたことに感謝を述べ、気持ちのよい誠意ある対応を心がけましょう。

内定辞退電話の例

実際に上記の4つのポイントを意識して、内定辞退をする電話の例を見ていきましょう。

直接担当者と会うのとは違い、電話では伝わりにくい可能性もあるため、声のトーンやスピードなどは意識しましょう。

学生：お世話になっております。新卒採用の選考を受けさせていただいております〇〇大学の〇〇と申します。採用担当の〇〇さんはいらっしゃいますか？

（採用担当者が電話を代わる)

学生：お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。内定通知の件で連絡させていただいたのですが、今お時間よろしいでしょうか？

採用担当者：はい、かしこまりました。

学生：ありがとうございます。この度は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。大変申し上げにくいのですが、検討させて頂いた結果、今回の内定を辞退させていただきたく連絡いたしました。

採用担当者：そうですか。それはとても残念です。差し支えなければ、辞退の理由を聞いてもよろしいでしょうか？

学生：はい、御社と並行して選考が進んでいた企業があり、そちらからも内定をいただきました。どちらも心から入りたいと思っていた企業だったので最後まで悩みましたが、自分自身の今後のキャリアについて改めて考え直した結果、そちらの企業にご縁を感じ、このような決断をさせていただきました。

採用担当者：そうなんですね。残念ですが承知いたしました。

学生：本来なら直接お詫びに伺うべきところを、電話でのご連絡となってしまい申し訳ありません。

採用担当者：いえいえ、わざわざお電話いただきありがとうございます。○○さんの今後のご活躍を期待しています。

学生：ありがとうございます。貴重なお時間をいただきながら、このような形になってしまい大変申し訳ございませんでした。それでは失礼いたします。

内定辞退メールの例

企業が電話に出ることができない場合は基本的にメールをし、折り返し電話するようにしましょう。また、電話での連絡後に再度メールを送ることで、より誠意ある対応となります。

件名：【内定辞退のご報告(○○大学 山田太郎)】

本文：

〇〇株式会社人事部採用担当

□□□□（名前はフルネーム）様

お世話になっております。

先日内定のご連絡を頂きました○○大学の山田太郎です。

このたびは、採用内定の通知を頂き誠にありがとうございました。

このようにありがたいお知らせを頂きながら誠に恐縮ですが、自分自身のキャリアを考えた結果、貴社の内定を辞退させて頂きたくご報告申し上げます。

書類審査や面接に貴重なお時間を割いて頂いたのにも関わらず、こうしたご報告をすることになりましたことを心よりお詫び申し上げます。

お電話を差し上げましたがご多忙のようでしたので、まずはメールでのご報告になることをご容赦下さい。後日、改めてお電話を差し上げます。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

———————

山田　太郎（ヤマダ　タロウ）

○○大学○○学部○○学科○年

携帯電話：090-○○○○-○○○○

メール：○○○○○○@gmail.com

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まとめ

いかがでしたか？

内定辞退は多くの就活生が通る道です。社会人になり、内定辞退した会社が取引先の企業になる可能性もあり得ます。既に一人のビジネスマンという意識を持ち、誠意ある対応をしましょう。

そして、自分の選択に後悔せず、自分の選んだキャリアを正解にしていきましょう！

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